O mais importante primeiro

É, parece óbvio, mas no trabalho, e na vida em geral também, nem sempre priorizamos as coisas da maneira correta.

Falando de trabalho, para começar, ele nunca deveria preencher tanto a nossa vida ao ponto de se sobrepor ao tempo que temos para estar com a família e amigos, e para fazer as coisas de que mais gostamos. Saber equilibrar trabalho e tempo livre é primordial para a nossa saúde mental e física.

Mas não quero me aprofundar muito nesse campo. Quero falar do trabalho mesmo e de organizá-lo de forma tal que facilite o cumprimento de nossos prazos e metas, criando em última instância aquele desejado equilíbrio citado acima e principalmente a satisfação profissional.

Em nossos planos de desenvolvimento de carreira, sempre queremos aprender mais dentro da nossa área, tornarmo-nos mais especializados, atualizarmo-nos constantemente, mas às vezes nos esquecemos de algo básico, como melhorar nossos métodos de planejar e realizar nosso trabalho diário, de gerenciar nosso tempo e priorizar nossas tarefas sem ficar naquele estresse do último momento todas as vezes ou ter a sensação de estar atrasados o tempo todo .

Com a velocidade instantânea das tecnologias de comunicação, acabamos esperando de nós, e dos outros, que sejamos capazes de reagir a toda essa comunicação com a mesma velocidade.  Mas nós, humanos, não passamos por um upgrade tão grande assim. Quem não sabe o que é se afogar no meio de centenas de emails e perder a noção do que deve ser feito primeiro e o que deve ser feito depois? Ou então ficar adiando tarefas importantes para solucionar uma quantidade interminável de coisinhas pequenas, que não agregam valor ao negócio e só atrapalham nossa concentração para fazer aquilo que realmente importa?

Por essas e outras resolvi me inscrever num curso sobre eficiência no trabalho. Não porque eu esperava que eles me revelassem alguma fórmula secreta, alguma técnica milagrosa que eu jamais poderia ter imaginado sozinha, mas às vezes ouvir coisas óbvias que nos fazem tomar consciência daquilo que fazemos sem pensar, apenas regidos por nossos maus hábitos e falta de disciplina, pode ser um primeiro passo rumo a uma mudança de comportamento.

O curso consistia basicamente de três partes: uma que analisava os elementos considerados ‘ladrões de tempo’ no trabalho, tal como mau gerenciamento de mensagens eletrônicas;  reuniões em demasia, em geral longas e pouco objetivas; falta de ordem; contantes interrupções de colegas; má priorização de tarefas, entre outros.

A segunda parte apresentava diferentes ferramentas de planejamento que ajudam a priorizar e manter uma visão panorâmica das atividades, estabelecer metas realistas etc.

A terceira abordava a arte de saber delegar tarefas e também como evitar o stress negativo.

Um dos primeiros exercícios para os participantes era analisar os próprios ‘ladrões de tempo’ para depois tentar estabelecer um plano para minimizar o problema. Por exemplo, se o que te rouba mais tempo é gerenciar emails, seguem abaixo algumas dicas:

•  Não deixe que todo tipo de mensagem entre na caixa de entrada prinicipal. Crie regras para que certas mensagens, de certos remetentes, entrem em alguma pasta que você vai olhar de vez em quando, quando tiver tempo. Podem ser newsletters, propagandas, emails onde você está só em cópia… Você pode criar quantas regras quiser.
• Tente manter sua caixa de entrada com uma quantidade de emails que você possa visualizar sem ter que rolar a página para baixo. (Difícil, não nego, mas não impossível!)
• Combine com seus colegas de departamento algumas regras que ajudem a distinguir emails importantes, com sinais, palavras-chave etc. Peça também que pensem dez vezes antes de ‘responder a todos’.
• Elimine pop-ups, sons e só verifique emails em determinados momentos do dia. De preferência, feche o programa de emails por certos períodos.

Com respeito a planejamento, uma das ferramentas que me pareceu muito interessante é o método Mind Map ou Mapa Mental para organizaçao visual de informações. Esse método é bastante utilizado por educadores, psicólogos, engenheiros etc. Trata-se de uma maneira simples e eficiente de se manter a visão panorâmica de um assunto ou atividade. Pode ser usado tanto para fazer uma lista de compra, como para resumir a matéria para uma prova, planejar uma atividade de trabalho ou estruturar ideias. Basta uma folha de papel na posicão horizontal e canetas de diferentes cores. Você coloca o nome da atividade no centro da folha, e vai irradiando as tarefas relacionadas à atividade central, usando apenas palavras-chave, ou desenhos, e aplicando diferentes cores. Parece coisa de criança, mas segundo estudos, o uso de cores e símbolos estimulam a criatividade e a memória. É possível fazer Mind Maps eletrônicos, mas dizem que dá melhor resultado fazer a mão, por conta desse estímulo que o ato de desenhar e usar cores provoca nos dois lados do cérebro humano. Veja um exemplo de mapa mental através deste link: https://en.wikipedia.org/wiki/Mind_map

Além do Mind Map, podemos relacionar cores com as diferentes tarefas, enquanto as classificamos segundo sua prioridade, por exemplo:

A (Vermelho): Tarefas importantes e com prazos dem definidos, muitas vezes, urgentes

B (Amarelo): Tarefas importantes, mas não tão urgentes, geralmente grandes – de longe as mais negligenciadas!

C (Verde): Tarefas menos importantes e não urgentes. Tipicamente atividades administrativas inerentes a qualquer função, como ler e responder emails, arquivar documentos, registrar horas de trabalho, fazer relatórios diversos etc.

D (branco): Tarefas não importantes e que devem ser delegadas ou eliminadas!

O uso dessas cores para distinguir as tarefas pode ser usado tanto em forma física como eletrônica. Por exemplo, em pastas na sua mesa de escritório, para diferenciar mensagens na sua caixa de correio ou em listas de tarefas.

Quando planejar as atividades do dia, tente usar em torno de 80 por cento do tempo em tarefas A e B. Use somente 20 por cento para tarefas C. Muitas vezes, a gente passa o dia inteiro ocupado com esse tipo de tarefa, o que é um sinal de ineficiência. Por outro lado, elas servem como pausa mental ao longo do dia e devem ser intercaladas com tarefas mais difíceis. Um modelo de distribuição de tarefas ao longo do dia poderia ser:

 

C

A

C

Almoço

C

B

C

Seja qual for o método que você use, vale a pena investir tempo em planejamento e priorização. Bloqueie tempo no seu calendário para isso e faça-o de maneira sistemática. Há muitos modelos de planejamento; escolha o que te pareça mais eficiente, sem ser muito sofisticado, e aplique-o cada vez que for planejar uma atividade, geralmente quando envolva mais pessoas ou quando for uma tarefa grande (normalmente as tarefas B). Neste caso, tente quebrá-la em partes menores para poder ir avançando aos poucos, sem ter que fazer tudo no último momento quando elas já se tornaram do tipo A (importantes e urgentes, lembra?). Estabelecer metas realistas e mensuráveis também é essencial em um bom planejamento.

Para quem se interessar, o curso que que eu fiz se baseia no livro “Plan Better – Get More Time”, de Kirsten Andersen, Claus Bekker Jensen and Mariann Bach Nielsen. No site www.planbetter.dk há muito material interessante que se pode baixar grátis.

Miriam Moraes Bengtsson – É formada em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda pela PUCCAMP e possui mestrado em Comunicação e Inglês pela Universidade de Roskilde, na Dinamarca. Desde 1992, atua nas áreas de marketing e comunicação. Natural de Garca, SP, vive atualmente em Copenhague, Dinamarca, com marido e dois filhos, e trabalha com comunicação digital e branding em empresa da área farmacêutica. Em seu tempo livre, gosta de praticar esportes, viajar e estar com família e amigos. É do signo de Touro e no horóscopo chinês é do signo do Cachorro. Contribui para o Belas Urbanas com suas experiências de viagem.